При прямой поставке Ozon товар может быть собран правильно, а оформление остановится из-за несопоставленного УПД. Retail Center описывает два канала: документ через систему ЭДО и файл через кабинет. Их нельзя смешивать простой сменой расширения. Перед заполнением определите применимый канал, номер заказа и справочник товарных идентификаторов; инструкция относится к поставщику Retail, а не автоматически ко всем схемам FBO продавца.

Выберите формат до заполнения

Если используется ЭДО, УПД создают в системе оператора или передают готовый XML. XLSX для кабинета имеет другую структуру, поэтому Ozon предупреждает против механической конвертации. Маркировочные коды передаются через ЭДО. Для файла кабинета нужно брать актуальный шаблон, где есть дополнительный столбец Ozon ID. Предзаполненные сведения всё равно требуют проверки поставщиком.

Подготовьте карту исходных данных: из какого справочника берутся SKU, единицы, количество и цена. Например, внутренний артикул «КР-12» может обозначать короб, а строка заказа — отдельную упаковку. Правильная арифметика документа не устранит неверное соответствие единиц. Сначала согласуйте состав и единицы с заказом, затем формируйте файл выбранного типа, чтобы не исправлять одну и ту же ошибку после каждой выгрузки.

Проверьте связку заказа и товарной строки

В документе ЭДО Ozon требует сведения о номере заказа и идентификаторе товара. В XLSX кабинета обязательный Ozon ID должен быть заполнен для каждой позиции, количество и цена — соответствовать заказу. Ошибки структуры заголовков таблицы также мешают загрузке. Не объединяйте ячейки и не переименовывайте поля шаблона ради внутреннего удобства оформления.

Для сверки двух похожих товаров используйте идентификаторы, а не сокращённое название. Условный заказ содержит две фасовки одного средства: одинаковая цена за короб не означает одинаковую цену единицы. Если данные приходят из 1С через Диадок, особенности переноса полей разобраны в руководстве по плагину. Здесь важно проверить конечный документ независимо от способа, которым он был подготовлен.

Исправляйте ошибку в исходном канале

Сообщения об ошибках доступны у активного заказа в столбце документов. Для загрузки через кабинет ошибочный файл удаляют, исправляют и загружают снова. Документ ЭДО аннулируют или заменяют по процедуре своего оператора; инструкция Ozon отдельно различает Диадок, СФЕРА Курьер и остальные системы. Удалить документ ЭДО кнопкой удаления файла кабинета нельзя.

Перед заменой выясните, успели ли уже указать водителя и грузоместа. Для такого случая справка требует обратиться к менеджеру не позднее чем за два часа до поставки. Не переносите этот срок на любую корректировку бухгалтерского документа. Составьте сообщение с номером заказа, каналом отправки, номером УПД и конкретным расхождением — это позволяет согласовать нужное действие без нескольких конкурирующих версий.

Обновите зависимые сведения поставки

Новый документ может изменить основу складской подготовки. Если корректировка затрагивает количества, заново сопоставьте фактическую партию и состав грузомест Retail. Не оставляйте прежнюю упаковочную ведомость рядом с новым документом без обозначения версии. Иначе бухгалтерская ошибка исчезнет, а несоответствие перенесётся на приёмку.

Завершайте оформление сверкой четырёх объектов: принятого заказа, текущего УПД, распределения по коробам и физического товара. Храните номер документа вместе с результатом обработки, а не только локальный файл. Такой контроль не заменяет ответственность за налоговое оформление, но позволяет обнаружить операционную причину отказа до поездки машины и избежать повторной отправки случайного документа вместо исправленного.