Компания заказала на Ozon расходные материалы у нескольких продавцов, а товары приехали разными доставками. Бухгалтеру нужен полный комплект документов, но ожидание одного УПД на всю корзину может привести к пропуску части операций. Справка Ozon различает источник документов и порядок их появления. Руководство посвящено сбору комплекта по фактическим доставкам покупателя-организации, а не обещанию налогового результата по любой покупке на площадке.

Зафиксируйте выбранный источник документов

При оформлении можно выбрать документы от продавцов либо от Ozon; по умолчанию используются продавцы. В первом случае документы формируются по отдельным доставкам и возможностям продавца выставить счёт-фактуру. Во втором действует механизм выкупа, для которого есть исключения. Подробности самого механизма описаны в материале о B2B-выкупе; здесь важно сохранить выбранный вариант в реестре закупки.

Не восстанавливайте его позднее по тому, чей логотип стоял на коробке. Условный пример: оборудование доставлено одной службой, но документ относится к конкретному продавцу. Логистический исполнитель и сторона документа не обязательно совпадают. Запишите номер заказа, ожидаемые доставки и источник документов до передачи задачи бухгалтерии. Это позволит искать недостающий файл по правильной операции, а не обращаться ко всем участникам сразу.

Разделите счёт и документ полученного товара

Без ЭДО счёт-оферта появляется после отгрузки со склада, УПД — через день после получения. При подключённом ЭДО УПД также направляют через день после получения, документы доступны и в соответствующем разделе кабинета. Справка указывает электронную форму. Поэтому счёт, использованный для оплаты, нельзя автоматически считать полным подтверждением того, что все позиции уже доставлены и документально закрыты.

В таблице закупок удобно предусмотреть отдельные состояния: оплата, фактическое получение и документ. Например, принтер уже получен, а бумага из того же заказа ещё едет. Комплект по принтеру проверяют сейчас, а по бумаге оставляют ожидаемое событие. Такая последовательность позволяет закрывать реально завершённые части без ложного вывода, что весь заказ отсутствует в учёте из-за одного недоставленного товара.

Сверьте содержание по поставке

Сопоставьте номенклатуру, количество, стоимость и сведения организации с конкретной доставкой. Справка предупреждает, что дата доставки в документах не меняется; адрес грузополучателя связан с фактическим адресом организации, а не просто с адресом получения посылки. Выбор нужного грузополучателя требует подготовки до заказа. Не исправляйте эти поля самостоятельно в скачанной копии, выдавая её за документ площадки.

Тип УПД и выделенные налоговые сведения передайте ответственному за учёт. Наличие слова «НДС» на карточке не заменяет оценку применимых условий и полученного документа. Для практической сверки возьмите одну доставку и пройдите строку за строкой: что принято складом, что указано в УПД и где отражён расход. Несовпадение лучше описывать конкретной позицией и суммой, а не общей фразой «документы неправильные».

Отделите недостающий файл от акта сверки

Акт сверки не является сопроводительным документом отдельной доставки. Его назначение разобрано в руководстве по взаиморасчётам. Если УПД не найден, запрос акта сам по себе не восполняет этот пробел. Сначала проверьте канал получения, выбранного участника и дату фактической доставки; затем готовьте обращение с точными идентификаторами.

Сохраните единый реестр заказа с перечнем полученных файлов и местом хранения оригиналов. При смене бухгалтера он покажет, какой комплект уже собран, какие позиции ещё ожидаются и по чему отправлено обращение. Проверяемый итог закупки — все фактически полученные части сопоставлены со своими документами. Один скачанный файл или отметка оплаты всей корзины не дают такого подтверждения автоматически.