Для передачи отчётности через представителя нужно проверить не только файл МЧД, но и то, кто выдал доверенность, кому она выдана и какие действия разрешает. Проверка формата XML не заменяет эту сверку.

Редакционная проверка — 13 октября 2026 года. Это практическое руководство, а не сообщение о новой норме.

Начать с задачи представителя

В разъяснении ФНС МЧД описана как электронная доверенность с квалифицированной подписью руководителя организации или ИП. Для её создания служба предлагает сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В нём указывают доверителя, представителя, полномочия, срок и номер документа.

До заполнения формы полезно выписать конкретную задачу бухгалтера: какую отчётность он отправляет и от имени какого продавца. Если в группе несколько ИП и обществ, название магазина не позволяет выбрать доверителя. Ориентируйтесь на лицо, которое обязано представить документ. Одно и то же торговое название может использоваться в разных кабинетах.

Согласовать содержание до подписания

Номер доверенности формируют с учётом внутренних правил компании. Срок стоит соотнести с периодом работы представителя, а перечень полномочий — с согласованными действиями. Рекомендуем поручить бухгалтеру подготовку сведений, а руководителю — проверку итогового содержания перед подписью.

Сверяйте представителя по его данным, а не по названию бухгалтерской фирмы. При замене сотрудника не следует автоматически считать, что документ прежнего специалиста подходит новому. Сначала проверьте, на кого именно оформлены полномочия. Передача файла сама по себе не меняет указанного в нём человека.

Сохранить рабочий файл и проверить XML

Сервис ФНС позволяет сохранить черновик XML и затем продолжить заполнение. Готовую доверенность подписывает руководитель или ИП; файл можно скачать для передачи с отчётами. Предусмотрена и проверка XML, созданного в сторонней системе, на соответствие установленному формату.

Разделите черновик и подписанный экземпляр в рабочем архиве. Например, в реестре оставьте номер, доверителя, представителя, дату окончания и место хранения окончательной версии. Это редакционная рекомендация по организации работы: она помогает не приложить старый файл из переписки. К отчётности относится и сверка первичных документов продавца, но это отдельный этап.

Проверить результат отправки отчётности

Успешная проверка структуры доверенности не доказывает, что конкретный отчёт уже принят. После отправки нужно посмотреть результат обработки в используемой системе и сохранить подтверждение. При отказе сначала определите его причину: полномочия, данные представителя, файл доверенности или сама декларация требуют разных исправлений.

Добавьте срок доверенности в календарь отчётности. Перед следующей подачей сверяйте актуальность представителя и полномочий, особенно после кадровых изменений. Так вопрос доступа решается до крайнего срока, а не в момент отправки большого пакета документов.