На бумажном чеке выцвел QR-код, но сохранились цифры и сумма покупки. Такой документ не нужно сразу считать непроверяемым. Приложение ФНС «Проверка чеков» предусматривает ручной ввод реквизитов. Для магазина этот сценарий полезен при разборе обращений покупателей и проверке документов закупок. Главное — переносить сведения с самого кассового чека и понимать, какой результат подтверждает сервис, а какой вопрос остаётся отдельным.

Какие данные понадобятся

ФНС перечисляет тип операции, точные дату и время, итоговую сумму, номер фискального накопителя, номер фискального документа и фискальный признак. Сокращённо последние реквизиты обозначаются ФН, ФД и ФП. Они относятся к фискальному документу и не заменяются номером заказа маркетплейса, банковской операции или внутренней накладной продавца.

Сначала найдите эти поля на бумаге или в электронной версии. Если часть символов неразборчива, запросите читаемый экземпляр у выдавшей документ стороны. Не подбирайте цифры случайным перебором и не подставляйте реквизиты другого чека того же магазина. Похожая сумма ещё не означает, что документы относятся к одной покупке.

Введите значения без пересчёта

Сверьте тип операции: покупка и возврат не должны проверяться как одинаковое событие. Перенесите время и сумму именно из документа, даже если в банковской выписке операция отражена позже. Кассовый чек и банковская запись имеют собственные реквизиты; расхождение их отображения не исправляется произвольной заменой значений в форме.

После ввода сохраните результат проверки и исходные данные. Если документ не найден, сначала исключите техническую ошибку переноса. Запишите, какие поля проверены повторно и какой ответ получен. Это полезнее сообщения бухгалтеру «чек плохой», по которому невозможно воспроизвести проверку и понять, требуется ли уточнение у продавца.

Разделите подлинность и содержание

Положительный результат проверки не подтверждает автоматически, что покупка относится к расходам вашего бизнеса или что в чеке верно отражён поставщик по агентской схеме. Для таких вопросов нужны отдельные документы и анализ операции. Разбор реквизитов поставщика приведён в статье о кассовом чеке агента.

Также не применяйте кассовую проверку ко всем документам с QR-кодом. Чек самозанятого из «Моего налога» относится к другой системе. Если проверяется именно такой документ, используйте предусмотренный для него способ, а не делайте вывод о недостоверности из отказа формы ККТ. Вид документа устанавливают до технической проверки.

Что делать с подтверждённым расхождением

При обнаружении несоответствия сохраните оригинал и результат, затем обратитесь к стороне, выдавшей чек, с конкретным вопросом. Приложение ФНС предусматривает жалобу для зарегистрированного пользователя. Само направление жалобы ещё не является решением налогового органа и не заменяет рассмотрение претензии о товаре или возврате денег.

Для внутреннего учёта свяжите чек с заказом, платёжным подтверждением и назначением закупки. Такой комплект помогает при сверке документов продавца. Проверка считается выполненной, когда сохранены воспроизводимые реквизиты и фактический ответ сервиса. Не нужно объявлять документ недействительным только из-за повреждённого графического кода, если его содержание можно проверить предусмотренным способом.