Продавцам маркетплейсов, у которых есть сотрудники, стал доступен новый порядок уведомлений по НДФЛ и страховым взносам. ФНС напомнила: с 1 сентября 2026 года работодатель вправе направить предварительное сводное уведомление с планируемыми суммами. Это может сократить повторяющуюся работу бухгалтера, но требует следить за расхождениями с фактическими начислениями.

Как устроено изменение

По разъяснению ФНС, уведомление можно составить на периоды в пределах текущего календарного года. НДФЛ разбивается на два периода каждого месяца, а взносы указываются помесячно. Досрочная подача сведений не означает досрочную уплату: списание с ЕНС происходит в установленные сроки.

Если фактическая сумма превысит плановую, потребуется уточнение в предусмотренный срок. При меньшей фактической сумме ФНС описывает учет после итоговой отчетности. Сводный формат остается правом работодателя. Когда после предварительного документа подано ежемесячное уведомление, к учету принимается ежемесячное.

Кому удобен предварительный расчет

Наиболее понятный рабочий сценарий — небольшой магазин с устойчивой командой и предсказуемыми выплатами. Бухгалтер может подготовить план на оставшиеся месяцы, а затем контролировать изменения. Но фиксированный штат еще не означает фиксированный налог: премия за сезон, новый сотрудник, отпуск и изменение выплат могут сделать первоначальный расчет неточным.

У магазина с переменной загрузкой разумно сначала оценить качество зарплатного прогноза. Если каждый месяц пересматриваются смены упаковщиков и бонусы менеджеров, экономия на количестве уведомлений может оказаться меньше времени на уточнения. Выбор следует делать по реальному процессу, а не по принципу «новый формат обязательно лучше».

Разделите план платежей и налоговые документы

Внутренний платежный календарь нужен для ликвидности, уведомление — для учета обязательств. Это связанные, но разные документы. В календаре стоит показать дату ожидаемой выплаты от маркетплейса, зарплатные расходы и налоговые списания. Отдельно сохраняется расчет, на основании которого подготовлено уведомление.

Такое разделение помогает объяснить расхождение. Например, перенос поступления от площадки меняет остаток денег на счете, но не превращает предварительную сумму налога в корректную автоматически. И наоборот: новая премия может потребовать изменения налоговых сведений даже тогда, когда денег на ЕНС достаточно.

Как встроить контроль в работу магазина

  1. Определите ответственного за уведомления и того, кто заранее сообщает об изменении выплат.
  2. Согласуйте даты передачи кадровых событий бухгалтеру.
  3. После расчета фактических выплат сравнивайте их с показателями сводного документа.
  4. Сохраняйте версию расчета и подтверждение отправки каждого уточнения.

Не нужно создавать отдельный сложный регламент для двух сотрудников. Достаточно короткой таблицы с периодом, планом, фактом, действием и ответственным. Ее задача — не допустить ситуации, когда руководитель считает налоги уже учтенными, а бухгалтер узнает о дополнительной выплате после срока.

Изменение касается продавца как работодателя. Оно не меняет комиссию маркетплейса, не освобождает от итоговой отчетности и само по себе не снижает налоговую нагрузку. Польза нового порядка — в организации повторяющихся действий при сохранении проверки фактических сумм.